Trước khi tiến hành làm sổ sách kế toán các bạn phải tìm hiểu tại Doanh nghiệp nơi các bạn làm việc, về việc:
1) Doanh nghiệp lựa chọn chế độ kế toán: theo TT 133 (thay thế QĐ 48) hay TT 200 (thay thế QĐ 15)
2) Doanh nghiệp lựa chọn hình thức ghi sổ kế toán: Nhật ký chung hay chứng từ ghi sổ ....
3) Phương pháp tính thuế GTGT: trực tiếp hay khấu trừ.
4) Các phương pháp hạch toán kế toán
+ Lựa chọn phương pháp hạch toán Hàng tồn kho: kê khai thường xuyên hay kiểm kê định kỳ.
+ Lựa chọn phương pháp tính giá xuất kho của Hàng tồn kho: Bình quân gia quyền hay nhập trước xuất trước, thực tế đích danh...
+ Lựa chọn phương pháp tính Khấu hao Tài sản Cố định: đường thẳng hay số dư giảm dần...
5) Năm Tài chính do Doanh nghiệp lựa chọn: thường là bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc là 31/12.
Các Nguyên tắc hạch toán ghi sổ kế toán trên excel :
1.1 Đồng nhất về việc lựa chọn Tài khoản kế toán khi hạch toán:
Vì hạch toán kế toán trên excel, chúng ta sẽ sử dụng các hàm công thức để tổng hợp số liệu cho các Đối tượng kế toán. Nên cần thống nhất cho việc lựa chọn Tài khoản kế toán - bởi đó chính là các cơ sở dữ liệu làm căn cứ để sử dụng công thức hàm:
- Nếu các bạn đã lựa chọn tài khoản tổng hợp thì trong suốt 1 quá trình hạch toán các bạn phải dùng tài khoản tổng hợp.
Còn nếu đã sử dụng tài khoản chi tiết thì sẽ phải dùng tài khoản chi tiết của tài khoản đó trong suốt quá trình hạch toán.
Ví dụ: Như tài khoản tiền mặt:
+ Tài khoản tổng hợp là TK 111
+ Tài khoản chi tiết là :
1111: tiền Việt Nam
1112 Tiền ngoại tệ
1113 Vàng bạc đá quý.
Chú ý: Nếu DN các bạn vừa có phát sinh tiền Việt Nam vừa có tiền ngoại tệ thì nhất định phải sử dụng tài khoản chi tiết cho từng loại tiền mặt.
Tuy nhiên việc lựa chọn các Tài khoản kế toán tổng hợp hay chi tiết là độc lập giữa các tài khoản với nhau.
1.2 Đồng nhất về Mã Khách hàng, Mã Nhà cung cấp và Mã Hàng hoá
Cũng giống như việc lựa chọn Tài khoản kế toán khi ghi sổ kế toán, Mã KH/ NCC/ HH được đặt ra không những với mục địch theo dõi quản lý và làm giảm công tác kế toán thì các Mã KH/NCC/HH còn là cơ sở dữ liệu giúp kế toán sử dụng công thức để tổng hợp số liệu lập báo cáo theo quy định và báo cáo cho Nhà quản lý.
Trong đó:
Hàng hoá được theo dõi và lập mã tại bảng DMHH.
Khách hàng và Nhà cung cấp được theo dõi và lập mã tại bảng DMTK
1.2.1 Cách lập mã cho Khách hàng/ Nhà cung cấp
+ Bước 1: Tại Cột ghi Tên Tài khoản của DMTK: ghi thông tin đầy đủ về tên của Đối tượng cần lập mã.
+ Bước 2: Tại Cột ghi Mã TK của DMTK: đặt mã
- Nếu là Khách hàng: Chi tiết tại TK 131
- Nếu là Nhà Cung cấp: Chi tiết tại TK 331
1.2.2 Cách lập mã cho Hàng hoá
+ Bước 1: Tại Cột ghi tên Hàng hoá của DMHH: ghi thông tin đầy đủ về tên của Hàng hoá cần lập mã.
+ Bước 2: Tại Cột Mã HH: Đặt mã: sao cho dễ nhớ - dễ hiểu và dễ quản lý
Sau khi đã biết các nguyên tắc cơ bản đó rồi các bạn đã có thể tiến hành hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên sổ Nhật ký chung và các bảng - sổ liên quan. Chi tiết xem tại đây: Cách ghi sổ nhật ký chung trên Excel
