Để có thể lên được sổ sách kế toán trên Excel thì các bạn cần phải biết sử dụng các công thức, các hàm ứng dụng trong Excel ví dụ như Vlookup, Sumif, Subtotal...và công cụ quan trong nhất là các mẫu sổ sách kế toán trên Excel. 

Và để có thể hạch toán – làm sổ sách kế toán trên Excel bạn cần làm những việc sau:

I. CÁC CÔNG VIỆC ĐẦU NĂM TÀI CHÍNH
A. Chuyển  số dư cuối kỳ năm trước sang làm số dư đầu kỳ năm nay:
- Vào số dư đầu kỳ “ bảng cân đối phát sinh tháng “
- Vào số dư dầu kỳ các Sổ chi tiết tài khoản 142, 242, 211, 131, Bảng tổng hợp Nhập Xuất Tồn, và các Sổ khác ( nếu có )
- Chuyển lãi ( lỗ ) năm nay về năm trước ( Căn cứ vào số dư đầu kỳ TK 4212 trên Bảng CĐTK để chuyển ). Việc thực hiện này được định khoản trên Nhật ký chung và chỉ thực hiện 1 lần trong năm, vào thời điểm đầu năm
Ví dụ:  - Kết chuyển Lãi Lỗ năm trước sang năm nay( căn cứ vào số dư TK 421 – TK 4212 - Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối) trên Bảng Cân đối phát sinh Tài khoản của năm trước): đưa ra 2 TH
TH1: Nếu TK 4212 có số dư bên Nợ: ta xác định rằng Doanh nghiệp này tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh năm trước là Lỗ.
Chúng ta thực hiện bút toán kết chuyển
                                Nợ TK 4211 - Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối của năm trước
                                                Có TK 4212 - Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối năm nay
TH2 Nếu TK 4212 có số dư bên Có: ta xác định rằng Doanh nghiệp này tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh năm trước là Lãi
Chúng ta thực hiện bút toán kết chuyển
                                Nợ TK 4212 - Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối của năm nay
                                                Có TK 4211 - Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối năm trước
B - Hạch toán chi phí thuế Môn bài phải nộp trong năm nay
Đưa ra bút toán: Nợ TK 6422       - CP Quản lý Doanh nghiệp
                             Có TK 3338 – Các loại thuế khác
Khi nộp thuế Môn bài: Kế toán hạch toán theo 2 TH:
TH1: Nếu nộp bằng Tiền mặt Việt Nam Đồng – TK 1111
                Nợ TK 3338
                   Có TK 1111
TH2: Nếu nộp thuế bằng chuyển khoản - Tiền Việt Nam Đồng gửi Ngân hàng – TK 1121
                Nợ TK 3338
                     Có TK 1121
 
II. CÁC CÔNG VIỆC TRONG THÁNG:
A. Vào các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ trên Nhật Ký Chung.
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán đều hạch toán trên sổ Nhật ký chung sau đó mới đến các sổ chi tiết liên quan. Ví dụ khi đi mua hàng: sau khi chúng ta hạch toán trên sổ Nhật ký chung chúng ta sẽ vào Bảng kê phiếu Nhập kho (nếu hàng đã về) và vào bảng phân bỏ chi phí thu mua (nếu có phát sinh)

Chi tiết cách lên sổ NKC xem tại đây: Cách lập sổ nhật ký chung trên Excel

• Bước 1: Sang DMTK khai chi tiết khách hàng – Công ty kế toán Thiên Ưng với mã Khách hàng là: 1311 hoặc 131TƯ ( Khai báo phía dưới Tk 131 ) ( Việc khai báo mã TK như thế nào là tuỳ vào yêu cầu quản trị của bạn )
• Việc đặt mã là để chi tiết cho Nhà cung cấp, sao cho dễ nhớ và tuyệt đối không được trùng lặp.
• Bước 2: Hạch toán bên NKC theo mã TK ( Mã KH ) đã khai báo cho Công ty kế toán Thiên Ưng là 131TƯ

b/ Nếu không phát sinh Khách hàng mới thì khi gặp các nghiệp vụ liên quan đến TK 131  và TK 331, ta quay lại Danh mục TK để lấy Mã Khách hàng đã có và định khoản trên NKC.

2/ Trường hợp phát sinh mới Công cụ dụng cụ hoặc TSCĐ ( tức liên quan đến TK 142, 242, 214 )
- Sau khi định khoản trên NKC phải sang bảng phân bổ 142, 242, 214 để khai báo thêm công cụ dụng cụ hoặc tài sản này vào bảng và tính ra số cần phân bổ trong kỳ hoặc số cần trích khấu hao trong kỳ.

3/ Trường hợp mua hoặc bán hàng hoá:
a/ Trường hợp mua hàng hoá:
- Bước 1: Bên Nhật ký chung không phải khai chi tiết từng mặt hàng mua vào, chỉ hạch toán chung vào TK 156 tổng số tiền ở dòng “ Cồng tiền hàng “ trên hoá đơn mua vào
- Bước 2: Đồng thời về Phiếu nhập kho, khia báo chi tiết từng mặt hàng mua theo hoá đơn vào phiếu nhập kho:
+ Nếu mặt hàng mua vào đã có tên trong Danh mục hàng háo thì quay vê DM hàng hoá để lấy Mã hàng, tên hàng cho hàng hoá đó và thực hiện kê nhập
+ Nếu mặt hàng mùa vào là hàng mới thì phải đặt Mã hàng cho từng mặt hàng trên DMHH sau đó thực hiện kê nhập trên PNK theo mã hàng đã khai báo
- Bước 3: Nếu phát sinh chi phí ( vận chuyển, bốc dỡ, lưu kho…) cho việc mua hàng thì Đơn giá nhập kho là đơn giá đã bao gồm chi phí. Khi đó phải phân bổ chi phí mau hàng cho từng mặt hàng như sau: ( Có thể lập bảng ính riêng cho việc phân bổ ch phí).


b/ Trường hợp bán hàng hoá:
- Bước 1: Bên Nhật ký chung không ph