Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ khi trên hóa đơn điện tử có các sai sót về nội dung: tên hàng hóa, đơn giá, ngày tháng, tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, số tiền, đơn vị tính...
Căn cứ thực hiện xử lý hóa đơn điện tử viết sai: 
- Điều 19 của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP
- Khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC
Tổng quan về cách xử lý hóa đơn điện tử có sai sót:
- Hóa đơn điện tử theo thông tư 78 và nghị định 123 có 2 hình thức đó là: Có mã của cơ quan thuế và không có mã của cơ quan thuế
=> Do đó các bạn cần xác định rõ là hình thức hóa đơn mà doanh nghiệp mình đang sử dụng là gì? có mã hay không? để áp dụng quy định xử lý phù hợp
- Các bạn cần phải quan tâm đến quy trình lập hóa đơn điện tử của mỗi hình thức hóa đơn điện tử vì các xử lý hóa đơn viết sai còn phụ thuộc vào "THỜI ĐIỂM" mà các bạn phát hiện ra hóa đơn điện tử đó bị sai để xác định được cách xử lý cho tình huống đó, cho thời điểm phát hiện ra sai sót đó:
|
Trình tự lập hóa đơn điện tử |
|
Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế |
Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế |
|
Bước 1: Lập hóa đơn điện tử
Bước 2: Ký số
Bước 3: Gửi hóa đơn lên cơ quan thuế để cấp mã
Bước 4: Gửi cho người mua
|
Bước 1: Lập hóa đơn
Bước 2: Ký số
Bước 3: Gửi cho người mua
(Vì là hình thức hóa đơn điện tử không có mã
nên sẽ không có bước: Gửi hóa đơn lên cơ quan thuế để cấp mã)
|
- Nếu doanh nghiệp của bạn sử dụng hình thức hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã của cơ quan thuế thì khi xử lý hóa đơn điện tử viết sai bạn cần phải quan đến các tình huống:
+ Hóa đơn điện tử viết sai đó đã được cơ quan thuế cấp mã hay chưa?
+ Nếu đã được cấp mã số thuế rồi thì bạn cần xác định xem hóa đơn điện tử viết sai đó đã gửi cho người mua hay chưa?
+ Nếu đã gửi cho người mua rồi thì bạn cần phải xác định xem lỗi sai đó là gì? thuộc về chỉ tiêu nào trên hóa đơn
- Nếu doanh nghiệp của bạn sử dụng hình hình thức hóa đơn điện tử là hóa đơn không có mã của cơ quan thuế thì bạn cần xác định xem hóa đơn đó đã giao cho người mua hay chưa? Nếu giao rồi thì lỗi sai trên hóa đơn đó là gì? thuộc về chỉ tiêu nào trên hóa đơn
Dưới đây, Kế Toán Thiên Ưng sẽ đi hướng dẫn các bạn thực hiện xử lý hóa đơn điện tử lập sai theo từng hình thức hóa đơn và theo từng tình huống cụ thể:
I. Xử lý hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế bị sai sót:
1. Trường hợp số 1: Hóa đơn điện tử có mã của CQT bị lập sai nhưng chưa được cấp mã của cơ quan thuế
Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót nhưng chưa được cấp mã CQT thì người bán chỉ cần thực hiện điều chỉnh lại nội dung bị sai trên hóa đơn điện tử: Sửa trực tiếp trên phần mềm lập hóa đơn điện tử: Sửa nội dung bị sai thành nội dung đúng
=> Rồi ký phát hành, gửi hóa đơn điện tử lên cơ quan thuế để cấp mã => Rồi gửi cho người mua
Lưu ý:
+ Bên bán không cần lập biên bản hủy hóa đơn.
+ Cách xử lý này áp dụng cho tất cả các lỗi sai
+ Đối với trường hợp hóa đơn điện lập sai dẫn đến cơ quan thuế từ chối cấp mã (CQT trả về kết toán hóa đơn không đủ điều kiện cấp mã (Trạng thái "Từ chối cấp mã")) thì các bạn cần nhấn vào thông báo để xem chi tiết lý do CQT từ chối và cách xử lý đã được ghi sẵn trong thông báo
+ Đối với trường hợp này thì hóa đơn điện tử có sai sót này chưa được gửi cho người mua vì đối với hóa đơn điện tử theo hình thức có mã của cơ quan thuế thì người bán chỉ gửi hóa đơn điện tử cho người mua khi đã được cơ quan thuế cấp mã
2. Trường hợp số 2: Hóa đơn điện tử có mã của CQT bị lập sai đã được cấp mã của cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua
Theo khoản 1 điều 19 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì:
+ Bước 1: Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót
+ Bước 2: Người bán lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
=> Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
Kế Toán Thiên Ưng mời các bạn xem và tải mẫu 04/SS-HĐĐT theo Nghị định 123 về tại đây:
3. Trường hợp số 3: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế lập sai đã gửi cho người mua
Theo khoản 2 điều 19 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã được cơ quan thuế cấp mà và đã gửi cho người mua sau đó thì người mua hoặc người bán phát hiện ra hóa đơn điện tử có sai sót thì xử lý theo từng tình huống cụ thể như sau:
* Tình huống số 1: Hóa đơn điện tử có mã của CQT bị sai tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót
Thì người bán không phải lập lại hóa đơn mà thực hiện như sau:
+ Bước 1: Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót
+ Bước 2: Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Lưu ý: Người bán không phải lập lại hóa đơn trong tình huống này.
Chi tiết hơn về cách xử lý, Kế Toán Thiên Ưng mời các bạn xem tại đây:
* Tình huống số 2: Hóa đơn điện tử có mã của CQT bị sai mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng
Thì có thể lựa chọn một trong hai cách xử lý là lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc lập hóa đơn điện tử mới thay thế
Cụ thể như sau:
- Cách 1: Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
+ Bước 1: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
+ Bước 2: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót:
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
Lưu ý: Đối với hóa đơn điều chỉnh về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.
=> Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới => Rồi gửi cho người mua.
Kế Toán Thiên Ưng mời các bạn xem và tải mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn về tại đây:
- Cách 2: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót
+ Bước 1: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót
+ Bước 2: Người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
=> Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới => Rồi gửi cho người mua.
Kế Toán Thiên Ưng mời các bạn xem và tải mẫu biên bản thay thế hóa đơn về tại đây:
4. Lưu ý:
* Tại khoản 1, điều 7 của Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế, Nghị định 123/2020/NĐ-CP Có hướng dẫn Xử lý hóa đơn điện tử có sai sót trong một số trường hợp như sau:
- Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì người bán được lựa chọn sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót và gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh;
- Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;
- Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu;
- Trường hợp theo quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót thì người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế;
- Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.
* Trong thời hạn 01 ngày làm việc, cơ quan thuế thông báo về việc tiếp nhận và kết quả xử lý theo Mẫu số 01/TB-HĐSS Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Hóa đơn điện tử đã hủy không có giá trị sử dụng nhưng vẫn được lưu trữ để phục vụ tra cứu.
(Theo khoản 4, điều 19 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP)
II. Xử lý hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế bị sai sót:
1. Trường hợp số 1: Hóa đơn điện tử không có mã của CQT lập sai chưa gửi cho người mua
Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới gửi cho người mua.
=> Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Lưu ý:
+ Trường hợp này bên bán không cần lập biên bản hủy hóa đơn.
+ Cách xử lý này áp dụng cho tất cả các lỗi sai
2. Trường hợp số 2: Hóa đơn điện tử không có mã của CQT lập sai đã gửi cho người mua
Theo khoản 2 điều 19 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã được cơ quan thuế cấp mà và đã gửi cho người mua sau đó thì người mua hoặc người bán phát hiện ra hóa đơn điện tử có sai sót thì xử lý theo từng tình huống cụ thể như sau:
* Tình huống số 1: Hóa đơn điện tử không có mã của CQT bị sai tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót
Người bán không phải lập lại hóa đơn mà chỉ cần thực hiện như sau thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót
* Tình huống số 2: Hóa đơn điện tử không có mã của CQT bị sai mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng
Thì có thể lựa chọn một trong hai cách xử lý là lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc lập hóa đơn điện tử mới thay thế
Cụ thể như sau:
- Cách 1: Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
+ Bước 1: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
+ Bước 2: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót:
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
Lưu ý: Đối với hóa đơn điều chỉnh về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.
=> Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi hóa đơn điện tử mới cho người mua.
- Cách 2: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót
+ Bước 1: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót
+ Bước 2: Người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
=> Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi hóa đơn điện tử mới cho người mua.
III. Xử lý chuyển tiếp: Doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử loại mới (Theo thông tư 78 và nghị định 123) phát hiện ra hóa đơn điện tử loại cũ (theo thông tư 32) hoặc hóa đơn giấy (theo thông tư 39) có sai sót
Theo hướng dẫn tại khoản 6, điều 12 của Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ thì:
Kể từ thời điểm doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, nếu phát hiện hóa đơn đã lập theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính mà hóa đơn này có sai sót thì:
+ Bước 1: người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP
+ Bước 2: Người bán lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập có sai sót => Rồi gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã) hoặc người bán gửi cơ quan thuế để được cấp mã cho hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
IV. Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập có sai sót
Theo khoản 3, điều 19 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập có sai sót thì cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này để người bán kiểm tra sai sót.
Theo thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
Hết thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB mà người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo lần 2 cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB. Trường hợp quá thời hạn thông báo lần 2 ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB mà người bán không có thông báo thì cơ quan thuế xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử.
Theo điểm d, khoản 1, điều 7 của Thông tư 78/2021/TT-BTC
Theo thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP , người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, trong đó ghi rõ căn cứ kiểm tra là thông báo Mẫu số 01/TB-RSĐT của cơ quan thuế (bao gồm thông tin số và ngày thông báo);
