Để có thể hạch toán được tiền lương và các khoản trích theo lương thì công việc trước tiên là kế toán phải tính được lương cho cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp căn cứ vào hợp đồng lao động, bảng chấm công...
1. Công việc của kế toán Tiền Lương:
- Lập HĐLĐ, làm thủ tục tham gia BH 
- Quản lý DS nhân viên, hồ sơ nhân sự
- Thực hiện chấm công
- Cuối tháng: tính lương và hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương.
2. Hồ - chứng từ kế toán tiền lương:
- Bảng chấm công.
- Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc khối lượng công việc hoàn thành. (Nếu có)
- Hợp đồng lao động.
- Bảng thanh toán lương và BH
- Hồ sơ tham gia BH.
- Bảng tạm ứng lương (nếu có)
- Bảng tính thuế TNCN (Nếu có)
- Bảng thanh toán tiền thưởng (nếu có)
3. Quy định về mức lương tối thiểu vùng 2024:
|
Vùng |
Mức lương tối thiểu |
|
Vùng I |
4.680.000 đồng/tháng |
|
Vùng II |
4.160.000 đồng/tháng |
|
Vùng III |
3.640.000 đồng/tháng |
|
Vùng IV |
3.250.000 đồng/tháng |
Mức lương tối thiểu tháng là mức lương thấp nhất làm cơ sở để thỏa thuận và trả lương đối với người lao động áp dụng hình thức trả lương theo tháng, bảo đảm mức lương theo công việc hoặc chức danh của người lao động làm việc đủ thời giờ làm việc bình thường trong tháng và hoàn thành định mức lao động hoặc công việc đã thỏa thuận không được thấp hơn mức lương tối thiểu tháng.
4. Tỷ lệ các khoản trích theo lương (tham gia bảo hiểm)
|
Loại bảo hiểm |
Doanh nghiệp đóng |
Người LĐ đóng |
Tổng cộng |
|
BHXH |
17,5% |
8% |
25,5% |
|
BHYT |
3% |
1,5% |
4,5% |
|
BHTN |
1% |
1% |
2% |
Tổng các khoản
bảo hiểm |
21,5% |
10,5% |
32% |
|
KPCĐ |
2% |
0 |
2% |
|
Tổng |
23,5% |
10,5% |
|
|
Tổng phải nộp |
34% |
6. Cách tính lương:
Tiền lương là khoản tiền mà Doanh nghiệp trả cho người lao động để thực hiện công việc theo thỏa thuận. Nhưng cần phải đảm bảo không được thấp hơn mức lương tối thiểu.
Doanh nghiệp có quyền lựa chọn các cách trả lương khác nhau: có thể trả lương theo thời gian, sản phẩm hoặc khoán, cụ thể:
6.1) Tính lương theo thời gian:
Lương theo thời gian là việc tính trả lương cho nhân viên theo thời gian làm việc, có thể là theo tháng, theo ngày, theo giờ.
Thực tế trong các DN vẫn tồn tại 2 các tính lương như sau:
Cách 1:
|
Tổng lương thực tế |
= |
( Lương + Phụ cấp )
---------------------------------------------- |
X |
số ngày đi làm thực tế trong tháng |
|
Số ngày công chuẩn của tháng |
Theo cách này lương tháng thường là con số cố định, chỉ giảm xuống khi người lao động nghỉ không hưởng lương.
Cách 2:
|
Tổng lương thực tế |
= |
( Lương + Phụ cấp )
----------------------------------- |
X |
số ngày đi làm thực tế trong tháng |
|
26 |
(Doanh nghiệp tự quy định 26 hay 24 ngày)
Theo cách này lương tháng không là con số cố định vì ngày công chuẩn hàng tháng khác nhau, Vì có tháng 28, 30, 31 ngày => có tháng công chuẩn là 24 ngày, có tháng là 26 và cũng có tháng là 27 ngày. Với cách trả lương này khi nghỉ không hưởng lương người lao động cần cân nhắc nên nghỉ tháng nào để làm sao thu nhập của họ ít ảnh hưởng nhất, điều này có thể ảnh hưởng tới tình hình sản xuất của DN khi nhiều nhân viên cùng chọn nghỉ vào những tháng có ngày công chuẩn lớn nhằm giảm thiểu tiền công bị trừ.
6.2. Tính tiền lương làm thêm giờ:
|
Tiền lương làm thêm giờ |
= |
Tiền lương giờ thực trả của ngày làm việc bình thường |
x |
Mức ít nhất 150% hoặc 200% hoặc 300% |
x |
Số giờ làm thêm |
Trong đó:
+ Mức ít nhất bằng 150% so với tiền lương giờ thực trả của ngày làm việc bình thường, áp dụng đối với giờ làm thêm vào ngày thường;
+ Mức ít nhất bằng 200% so với tiền lương giờ thực trả của ngày làm việc bình thường, áp dụng đối với giờ làm thêm vào ngày nghỉ hằng tuần;
+ Mức ít nhất bằng 300% so với tiền lương giờ thực trả của ngày làm việc bình thường, áp dụng đối với giờ làm thêm vào ngày nghỉ lễ, tết, ngày nghỉ có hưởng lương, chưa kể tiền lương của ngày nghỉ lễ, tết, ngày nghỉ có hưởng lương theo quy định của Bộ luật Lao động, đối với người lao động hưởng lương theo ngày.
6.3. Tiền lương làm việc vào ban đêm
Người lao động làm việc vào ban đêm là làm từ 22h – 6h
|
Tiền lương làm việc vào ban đêm |
= |
Tiền lương giờ thực trả của ngày làm việc bình thường |
+ |
Tiền lương giờ thực trả của ngày làm việc bình thường |
x |
Mức ít nhất 30% |
x |
Số giờ làm việc vào ban đêm |
6.4. Tính lương theo sản phẩm
Trả lương theo sản phẩm là cách tính lương cho người lao động theo số lượng và chất lượng sản phẩm hoặc công việc đă hoàn thành. Đây là hình thức trả lương gắn chặt năng suất lao động với thù lao lao động, có tác dụng khuyến khích người lao động nâng cao năng suất lao động góp phần tăng sản phẩm.
|
Lương sản phẩm |
= |
Sản lượng sản phẩm |
X |
Đơn giá sản phẩm |
6.5. Tính lương khoán:
Là cách trả lương khi người lao động hoàn thành một khối lượng công việc theo đúng chất lượng được giao.
Lương
thực tế |
= |
Mức lương khoán |
X |
Tỷ lệ phần trăm hoàn thành công việc |
6.6. Lương/ thưởng theo Doanh thu:
là cách trả lương/thưởng mà thu nhập người lao động phụ thuộc vào doanh số đạt được theo mục tiêu doanh số và chính sách lương/thưởng doanh số của công ty.
Thường áp dụng cho nhân viên kinh doanh, nhân viên bán hàng... Hưởng lương theo doanh thu.Các hình thức lương/thưởng theo doanh thu:
Lương/thưởng doanh số cá nhân
Lương/thưởng doanh số nhóm
Các hình thức thưởng kinh doanh khác: công nợ, phát triển thị trường,…
7. Các bút toán hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương:
7.1 Các Tài khoản sử dụng:
+ Tài khoản 334 - Phải trả người lao động:
Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương và các khoản khác còn phải trả cho người lao động.
+ Tài khoản 3382 - Kinh phí công đoàn:
Phản ánh tình hình trích và thanh toán kinh phí công đoàn ở đơn vị.
+ Tài khoản 3383 - Bảo hiểm xã hội:
Phản ánh tình hình trích và thanh toán bảo hiểm xã hội ở đơn vị.
+ Tài khoản 3384 - Bảo hiểm y tế:
Phản ánh tình hình trích và thanh toán bảo hiểm y tế ở đơn vị.
+ Tài khoản 3385 - Bảo hiểm thất nghiệp
(Thông tư 200 sử dụng tài khoản 3386 cho bảo hiểm thất nghiệp)
Phản ánh tình hình trích và thanh toán bảo hiểm thất nghiệp ở đơn vị.
7.2 Nguyên tắc:
+ Lương trả cho bộ phận nào thì hạch toán vào chi phí của bộ phận đó.
+ Các khoản trích theo lương như bảo hiểm (nếu có) thì phải hạch toán giảm trừ vào lương theo mức đã ghi tại Hồ sơ tham gia bảo hiểm.
+ Bộ phận Bán hàng – TK 6421 (Thông tư 200 sử dụng tài khoản 641)
+ Bộ phận Quản lý DN – TK 6422 (Thông tư 200 sử dụng tài khoản 642)
+ Bộ phận sản xuất: - TK 154 (Thông tư 200 Sử dụng các tài khoản: TK 622 - Chi phí nhân công trực tiếp, TK 623 - Chi phí sử dụng máy thi công, TK 627 - Chi phí sản xuất chung)
7.3 Hạch toán: Các tài khoản sử dụng theo TT 133, Nếu bạn làm theo thông tư 200 Thì so sánh với phần 7.2 để sử dụng các tài khoản phù hợp)
* Tính tổng lương phải trả cho NLD thuộc bộ phận tương ứng
Nợ TK 6421
Nợ TK 6422
Nợ TK 154
Có TK 334
* Vì Doanh nghiệp phải bỏ ra 21,5% trên số tiền tham gia bảo hiểm của nhân viên nên số tiền này sẽ được tính vào CP của DN cho từng bộ phận tương ứng với số tiền tham gia bảo hiểm
Nợ TK 6421/6422/154
Có TK 3383 – Bảo Hiểm Xã Hội (17,5%)
Có TK 3384 – Bảo Hiểm Y Tế (3%)
Có TK 3389 – Bảo Hiểm Thất nghiệp (1%)
* Khi tham gia bảo hiểm nhân viên cũng phải đóng 10,5% các khoản Bảo hiểm bắt buộc đó nên cuối tháng khi tính lương sẽ thực hiện trừ vào lương của NV tham gia bảo hiểm đó (theo đúng tỷ lệ QĐ nhân với mức tham gia BH):
Nợ TK 334
Có TK 3383 – Bảo Hiểm Xã Hội (8%)
Có TK 3384 – Bảo Hiểm Y Tế (1,5%)
Có TK 3389 – Bảo Hiểm Thất nghiệp (1%)
* Kinh phí Công đoàn (vì người LĐ không phải đóng KPCĐ nên khoản tiền này do DN bỏ ra nên được tính vào chi phí)
Nợ TK 6421
Nợ TK 6422
Nợ TK 154
Có TK 3382 (2%)
* Nếu người Lao Động có P/S thuế TNCN phải nộp thì thực hiện khấu trừ vào lương:
Nợ TK 334
Có TK 3335
+ Khi nộp thuế:
Nợ TK 3335: Số thuế phải nộp
Có TK 111, 112
* Khi ứng trước tiền lương ghi:
Nợ TK 334 - Phải trả người lao động
Có các TK 111, 112,...
* Thanh toán Tiền lương:
Nợ TK 334 - Phải trả người lao động
Có các TK 111, 112,...
* Trường hợp trả lương bằng sản phẩm, hàng hoá, kế toán phải XUẤT HÓA ĐƠN (như bán cho khách hàng) và phản ánh doanh thu nội bộ:
Nợ TK 334 - Phải trả người lao động
Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp
8. Sơ đồ hạch toán tiền lương - tài khoản 334
8.1. Sơ đồ tài khoản 334 theo TT 133:
8.2. Sơ đồ tài khoản 334 theo TT 200:
9. Báo cáo tình hình sử dụng lao động:
- Hàng năm: Danh nghiệp phải báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm và 6 tháng cuối năm theo mẫu 07. Chậm nhất là ngày 25/5 và ngày 25/11.
- Nộp tại: Phòng Lao động Thương Binh và Xã Hội quận, huyện nơi công ty đóng.
- Hồ sơ gồm: 2 bản (Bên LĐTBXH giữ 1 bản và DN giữ 1 bản)
KẾ TOÁN THIÊN ƯNG xin chúc tất cả các bạn kế toán tiền lương làm thật tốt!
Nếu có chỗ nào chưa hiểu, các bạn hãy để lại ý kiến bằng comment Facebook nhé. Kế Toán Thiên Ưng sẽ giải đáp giúp các bạn.Và nếu thấy bài viết " Cách hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương" hay thì hãy cho điểm đánh giá nhé.
