Hoá đơn điều chỉnh giảm phát sinh trong Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng..., tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số..., ký hiệu... Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-)".
(Theo Khoản 3, Điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC)
Ngày 21 tháng 08 năm 2014, Tổng cục thuế đã ban hành công văn 3430/TCT-KK hướng dẫn kê khai hoá đơn điều chỉnh giảm như sau:
Đối với hóa đơn điều chỉnh giảm doanh thu, giảm thuế theo quy định thì thực hiện kê khai:
- Đối với bên bán hàng thì thực hiện kê khai hóa đơn điều chỉnh giảm vào Bảng kê mẫu 01-1/GTGT và ghi giá trị âm.
- Đối với bên mua thì thực hiện kê khai mẫu 01-2/GTGT và ghi giá trị âm.
Hiện tại Tổng cục Thuế đã hỗ trợ việc nhập số âm tại bảng kê 01-1/GTGT, 01-2/GTGT trên ứng dụng HTKK, iHTKK.
Như vậy: Nếu trong kỳ doanh nghiệp phát sinh hoá đơn điều chỉnh giảm thì thực hiện kê khai vào kỳ phát sinh hoá đơn điều chỉnh giảm đó (Xuất hoá đơn điều chỉnh giảm vào kỳ nào thì kê khai vào kỳ đó).
- Chú ý: Hoá đơn điều chỉnh giảm không được ghi số âm. Nhưng khi kê khai phải kê khai âm.
- Cách kê khai âm: Khi nhập giá trị vào phần mềm HTKK thì các bạn thực hiện đặt dấu trừ (-) đằng trước giá trị. Sau khi gõ xong giá trị ấn "Tab" phần mềm sẽ hiện ra giá trị trong ngoặc như hình dưới đây:
