Khi mua tài sản về công ty dùng cho sản xuất kinh doanh (không phải để bán), nếu nguyên giá của tài sản không đủ 30.000.000 để làm tài sản cố định, thì kế toán xác định đó là công cụ dụng cụ.
Theo điều 6 điểm 2.2 của thông tư 78/2014/TT-BTC về thuế Thu nhập doanh nghiệp thì: “Đối với tài sản là công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển, … không đáp ứng đủ điều kiện xác định là tài sản cố định theo quy định thì chi phí mua tài sản nêu trên được phân bổ dần vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng tối đa không quá 3 năm.”
Như vậy, thời gian phân bổ công cụ dụng không được quá 36 tháng (tức là không được quá 3 năm). Nếu không chi phí phân bổ từ năm thứ 4 trở đi đó sẽ không được tính vào chi phí hợp lệ khi tính thuế TNDN.
Có hai phương pháp phân bổ CCDC là: Phân bổ theo thời gian và phân bổ hai lần.
+ Phân bổ theo thời gian là chia đều cho các kỳ (số kỳ sử dụng), hàng tháng sẽ trích vào chi phí giá trị như nhau. Ngoài thực tế doanh nghiệp thường hay sử dụng phương pháp phân bổ này.
+ Phân bổ hai lần là phân bổ vào lúc xuất dùng và lần báo hỏng theo tỷ lệ 50:50
Nhưng nếu CCDC có giá trị nhỏ, là vật rẻ tiền, mau hỏng thì có thể hạch toán thẳng vào chi phí và không cần phải nhập - xuất kho. Khi đó kế toán ghi:
Nợ 627/641/642...
Nợ 1331: (Nếu có )
Có 331/111/…
Việc này đơn vị cần ban hành quy định về quản lý CCDC. Thí dụ, nếu CCDC có giá trị dưới 1 triệu thì hạch toán hết vào chi phí.
Ghi chú: Các trường hợp mua CCDC chuyển thẳng vào sử dụng chỉ phù hợp cho các đơn vị kinh doanh dịch vụ hay thương mại; các doanh nghiệp sản xuất hoặc xây dựng cần thiết thông qua nhập và xuất kho CCDC.
Phương pháp hạch toán vài nghiệp vụ chủ yếu:
1) Mua công cụ dụng cụ
Tùy thuộc vào tính chất của CCDC mà kế toán mua hàng có thể nhập kho hoặc chuyển thẳng cho bộ phận tiêu dùng.
+ Nếu là mua hàng nhập kho, kế toán ghi:
Nợ TK 153
Nợ 1331: (Nếu có )
Có TK 331/111/112 …
+ Nếu là mua hàng chuyển thẳng vào dùng, kế toán ghi:
Nợ TK 142/242
Nợ 1331: (Nếu có )
Có TK 331/ 111/112 …
2) Xuất dùng
Kế toán thực hiện việc xuất kho, ghi:
Nợ TK 142/242
Có 153
Ghi chú: Bước này có thể bỏ qua nếu ở bước 1 đã thực hiện việc chuyển thẳng cho tiêu dùng.
3) Quản lý danh mục CCDC & xác định phương pháp phân bổ:
Kế toán CCDC phải lập danh mục CCDC, khai báo các thông tin như: số kỳ phân bổ, tài khoản phân bổ, tính chất chi phí, phòng ban quản lý,…
Ghi chú: Bước này kế toán chỉ lập sổ theo dõi CCDC mà thôi, chứ không phát sinh bút toán.
4) Phân bổ CCDC
Hàng tháng, căn cứ vào mục đích và tính chất sử dụng CCDC đã được khai báo ở bước 3 mà chúng ta có
bút toán phân bổ chi phí, bút toán đó là:
Nợ TK 627/641/642, Có TK 142/242
5. Thanh lý công cụ dụng cụ:
Đối với công cụ dụng cụ khi thanh lý các bạn xuất hóa đơn như thanh lý TSCĐ nhé
Nợ TK 111 số tiền thu được
Có TK 3331 Thuế (nếu DN hạch toán theo phương pháp khấu trừ)
Có TK 711
Với giá trị còn lại của công cụ dụng cụ các bạn cho vào chi phí luôn trong kỳ thanh lý đó:
Nợ TK 627/641/642: giá trị còn lại chưa phân bổ của CCDC
Có TK 142/242 giá trị còn lại chưa phân bổ của CCDC
6) Báo hỏng CCDC
Bước này có thể không xảy ra, nếu không hỏng. Nếu có CCDC bị báo hỏng thì kỳ đó sẽ trích toàn bộ giá trị còn lại (số dư 142/242 tương ứng với CCDC) vào chi phí.
Ghi chú: Việc báo hỏng không làm phát sinh bút toán, việc này được thực hiện trong tháng và trước khi thực hiện phân bổ cho tháng đó.
