Hướng dẫn cách định khoản hạch toán tài khoản chi phí trả trước ngắn hạn 142: Tài khoản 142 dùng để phản ánh các khoản chi phí thực tế đã phát sinh, nhưng chưa được tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh của kỳ phát sinh và việc kết chuyển các khoản chi phí này vào chi phí sản xuất, kinh doanh của các kỳ kế toán sau trong một năm tài chính hoặc một chu kỳ kinh doanh.
Chi phí trả trước ngắn hạn là những khoản chi phí thực tế đã phát sinh, nhưng có liên quan tới hoạt động sản xuất, kinh doanh của nhiều kỳ hạch toán trong một năm tài chính hoặc một chu kỳ kinh doanh, nên chưa thể tính hết vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ phát sinh mà được tính vào hai hay nhiều kỳ kế toán tiếp theo.
Bên Nợ:
Các khoản chi phí trả trước ngắn hạn thực tế phát sinh.
Bên Có:
Các khoản chi phí trả trước ngắn hạn đã tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ.
Số dư bên Nợ:
Các khoản chi phí trả trước ngắn hạn chưa tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh.
Hướng dẫn hạch toán định khoản một số nghiệp vụ phát sinh chủ yếu liên quan đến chi phí trả trước ngắn hạn 142
1. Khi phát sinh các khoản chi phí trả trước ngắn hạn có liên quan đến nhiều kỳ kế toán trong một năm tài chính thì được phân bổ dần:
a) Đối với chi phí trả trước ngắn hạn dùng vào sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, ghi:
Nợ TK 142 - Chi phí trả trước ngắn hạn
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu có)
Có TK 111 - Tiền mặt
Có TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng
Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu
Có TK 153 - Công cụ, dụng cụ
Có TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang (2413)
Có TK 331 - Phải trả cho người bán
Có TK 334 - Phải trả người lao động
Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác.
b) Đối với chi phí trả trước ngắn hạn dùng vào sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, ghi:
Nợ TK 142 - Chi phí trả trước ngắn hạn (Tổng giá thanh toán)
Có TK 111 - Tiền mặt
Có TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng
Có TK 141 - Tạm ứng
Có TK 331 - Phải trả cho người bán.
2. Trường hợp thuê TSCĐ là thuê hoạt động (Văn phòng làm việc, nhà xưởng, cửa hàng,...), khi doanh nghiệp trả trước tiền thuê cho nhiều kỳ kế toán trong một năm tài chính:
- Nếu TSCĐ thuê sử dụng vào sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, ghi:
Nợ TK 142 - Chi phí trả trước ngắn hạn (Giá thuê chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu có)
Có các TK 111,112,.....
- Nếu TSCĐ thuê sử dụng vào sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, ghi:
Nợ TK 142 - Chi phí trả trước ngắn hạn (Tổng giá thanh toán)
Có các TK 111, 112,....
3. Định kỳ, tiến hành tính phân bổ chi phí trả trước ngắn hạn vào chi phí sản xuất, kinh doanh, ghi:
Nợ TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang
Nợ TK 623 - Chi phí sử dụng máy thi công
Nợ TK 627 - Chi phí sản xuất chung
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 142 - Chi phí trả trước ngắn hạn.
4. Đối với công cụ, dụng cụ xuất dùng một lần có giá trị lớn, thời gian sử dụng dưới một năm phải phân bổ nhiều kỳ (tháng, quý) trong một năm:
- Khi xuất công cụ, dụng cụ, căn cứ vào phiếu xuất kho, ghi:
Nợ TK 142 - Chi phí trả trước ngắn hạn
Có TK 153 - Công cụ, dụng cụ.
- Định kỳ (tháng, quý) tiến hành phân bổ công cụ, dụng cụ theo tiêu thức hợp lý. Căn cứ để xác định mức chi phí phải phân bổ mỗi kỳ trong năm có thể là thời gian sử dụng hoặc khối lượng sản phẩm, dịch vụ mà công cụ, dụng cụ tham gia kinh doanh trong từng kỳ hạch toán. Khi phân bổ, ghi:
Nợ các TK 623, 627, 641, 642,...
Có TK 142 - Chi phí trả trước ngắn hạn.
5. Trường hợp chi phí trả trước ngắn hạn là chi phí sửa chữa TSCĐ thực tế phát sinh một lần quá lớn, phải phân bổ dần vào chi phí sản xuất, kinh doanh của nhiều kỳ kế toán trong một năm tài chính, khi công việc sửa chữa TSCĐ hoàn thành, ghi:
Nợ TK 142 - Chi phí trả trước ngắn hạn
Có TK 241 - XDCB dở dang (2413) .
6. Tính và phân bổ chi phí sửa chữa TSCĐ vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong các kỳ kế toán, ghi:
Nợ TK 623 - Chi phí sử dụng máy thi công
Nợ TK 627 - Chi phí sản xuất chung
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 142 - Chi phí trả trước ngắn hạn.
7. Khi phát sinh các chi phí trực tiếp ban đầu liên quan đến tài sản thuê tài chính trước khi nhận tài sản thuê như đàm phán, ký kết hợp đồng..., ghi:
Nợ TK 142 - Chi phí trả trước ngắn hạn
Có các TK 111, 112,....
8. Chi phí trực tiếp ban đầu liên quan đến hoạt động thuê tài chính được ghi nhận vào nguyên giá TSCĐ thuê tài chính, ghi:
Nợ TK 212 - TSCĐ thuê tài chính
Có TK 142 - Chi phí trả trước ngắn hạn (Kết chuyển chi phí trực tiếp ban đầu liên quan đến TSCĐ thuê tài chính phát sinh trước khi nhận TSCĐ thuê)
Có các TK 111, 112,.... (Số chi phí trực tiếp liên quan đến hoạt động thuê phát sinh khi nhận tài sản thuê tài chính).
9. Trường hợp doanh nghiệp trả trước lãi tiền vay cho bên cho vay được tính vào chi phí trả trước ngắn hạn, ghi:
Nợ TK 142 - Chi phí trả trước ngắn hạn
Có các TK 111, 112...
- Định kỳ, khi phân bổ lãi tiền vay theo số phải trả từng kỳ, ghi:
Nợ TK 635 - Chi phí tài chính (Nếu chi phí đi vay ghi vào chi phí SXKD)
Nợ TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang (Nếu chi phí đi vay được vốn hoá tính vào giá trị tài sản đầu tư xây dựng dở dang)
Nợ TK 627 - Chi phí sản xuất chung (Nếu chi phí đi vay được vốn hoá tính vào giá trị tài sản sản xuất dở dang)
Có TK 142 - Chi phí trả trước ngắn hạn.
