Hàng hóa bị tổn thất xảy ra trong 1 vài trường hợp sau:
- Bất khả kháng: do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn và trường hợp bất khả kháng khác.
- Do hết hạn sử dụng, bị hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên.
- Do quản lý của DN: Bị mất, cháy, hỏng... (Do nhân viên, do vận chuyển, do cách quản lý..).
Khoản chi phí liên quan đến phần giá trị tổn thất đang được quy định tại khoản 2.1 Điều 6 của TT 78/2014/TT-BTC và được sử đổi bổ sung tại Điều 4 của TT 96/2015/TT-BTC. Theo đó:
Trường hợp doanh nghiệp có chi phí liên quan đến phần giá trị tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn và trường hợp bất khả kháng khác không được bồi thường thì khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, cụ thể như sau:
Doanh nghiệp phải tự xác định rõ tổng giá trị tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn và trường hợp bất khả kháng khác theo quy định của pháp luật.
Phần giá trị tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn và trường hợp bất khả kháng khác không được bồi thường được xác định bằng tổng giá trị tổn thất trừ phần giá trị doanh nghiệp bảo hiểm hoặc tổ chức, cá nhân khác phải bồi thường theo quy định của pháp luật.
a) Hồ sơ đối với tài sản, hàng hóa bị tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn được tính vào chi phí được trừ như sau:
- Biên bản kiểm kê giá trị tài sản, hàng hóa bị tổn thất do doanh nghiệp lập.
Biên bản kiểm kê giá trị tài sản, hàng hóa tổn thất phải xác định rõ giá trị tài sản, hàng hóa bị tổn thất, nguyên nhân tổn thất, trách nhiệm của tổ chức, cá nhân về những tổn thất; chủng loại, số lượng, giá trị tài sản, hàng hóa có thể thu hồi được (nếu có); bảng kê xuất nhập tồn hàng hóa bị tổn thất có xác nhận do đại diện hợp pháp của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật.
- Hồ sơ bồi thường thiệt hại được cơ quan bảo hiểm chấp nhận bồi thường (nếu có).
- Hồ sơ quy định trách nhiệm của tổ chức, cá nhân phải bồi thường (nếu có).
b) Hàng hóa bị hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên, hàng hóa hết hạn sử dụng, không được bồi thường thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
Hồ sơ đối với hàng hóa bị hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên, hàng hóa hết hạn sử dụng, được tính vào chi phí được trừ như sau:
- Biên bản kiểm kê giá trị hàng hóa bị hư hỏng do doanh nghiệp lập.
Biên bản kiểm kê giá trị hàng hóa hư hỏng phải xác định rõ giá trị hàng hóa bị hư hỏng, nguyên nhân hư hỏng; chủng loại, số lượng, giá trị hàng hóa có thể thu hồi được (nếu có) kèm theo bảng kê xuất nhập tồn hàng hóa bị hư hỏng có xác nhận do đại diện hợp pháp của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật.
- Hồ sơ bồi thường thiệt hại được cơ quan bảo hiểm chấp nhận bồi thường (nếu có).
- Hồ sơ quy định trách nhiệm của tổ chức, cá nhân phải bồi thường (nếu có).
c) Hồ sơ nêu trên được lưu tại doanh nghiệp và xuất trình với cơ quan thuế khi cơ quan thuế yêu cầu.
(Trước đây theo TT 78/2014 thì: Doanh nghiệp gửi cơ quan thuế trực tiếp quản lý văn bản giải trình về tài sản, hàng hóa bị tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn; hàng hóa bị hư hỏng do hết hạn sử dụng, bị hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên không được bồi thường chậm nhất khi nộp hồ sơ kê khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định của năm xảy ra tài sản, hàng hóa bị tổn thất, bị hư hỏng. Các hồ sơ khác (bao gồm Biên bản kiểm kê giá trị tài sản, hàng hóa bị tổn thất, bị hư hỏng; Văn bản xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, Ban quản lý Khu công nghiệp, Khu chế xuất, Khu kinh tế; Hồ sơ bồi thường thiệt hại được cơ quan bảo hiểm chấp nhận bồi thường (nếu có); Hồ sơ quy định trách nhiệm của tổ chức, cá nhân phải bồi thường (nếu có) và các tài liệu khác) được lưu tại doanh nghiệp và xuất trình với cơ quan thuế khi cơ quan thuế yêu cầu.)
Vậy là: Doanh nghiệp sẽ được tính vào chi phí được trừ phần giá trị của hàng bị tổn thất do các liên lý do bất khả kháng: thiên tai, lũ lụt, hỏa hoạn hay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên, hàng hóa hết hạn sử dụng. Và những khoản này không được bồi thường
Tại Điều 161 Bộ Luật dân sự năm 2005 quy định về sự kiện bất khả kháng như sau:
“Sự kiện bất khả kháng là sự kiện xảy ra một các khách quan không thể lường trước được và không thể khắc phục được mặc dù đã áp dụng mọi biện pháp cần thiết và khả năng cho phép.”
Còn các trường hợp tổn thất không phải là bất khả kháng khác:
- Tổn thất do người lao động: Không được tính vào chi phí được trừ
(Tham khảo CV Số: 2385/TCT-CS V/v chính sách thuế TNDN Hà Nội, ngày 24 tháng 06 năm 2014)
- Hàng hư hỏng do vận chuyển không được tính vào chi phí hợp lý
Công văn số 43627/CT-HTr ngày 3/7/2015 của Cục Thuế TP. Hà Nội về việc hủy lô hàng bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Theo Công văn này, trường hợp doanh nghiệp có hàng hóa nhập khẩu bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển thì đây không phải tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn và trường hợp bất khả kháng khác. Do đó, chi phí hàng hư hỏng không được trừ khi tính thuế TNDN
Về khấu trừ thuế GTGT đầu vào của số hàng hư hỏng, được thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 14, Điều 15 Thông tư số 219/2013/TT-BTC và Công văn số 4403/BTC-CST ngày 06/4/2015.
