Để được tính vào chi phí được trừ thì theo điều 4 của thông tư 96/2015/TT-BTC sửa đổi bổ sung Điều 6 của TT 78/2014/TT-BTC thì những khoản chi của Doanh nghiệp phải có đủ Hóa Đơn - Chứng Từ theo quy định của pháp luật.
Đối với những khoản chi phí của doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn, được phép lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu số 01/TNDN kèm theo Thông tư 78/2014/TT-BTC để tính vào chi phí được trừ cho các trường hợp như:
- Mua hàng hóa là nông sản, hải sản, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra;
- Mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra;
- Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ gia đình, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra;
- Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt;
- Mua đồ dùng, tài sản, dịch vụ của hộ gia đình, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra;
- Mua hàng hóa, dịch vụ của hộ gia đình, cá nhân kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (100 triệu đồng/năm).
Trên đây đều là những trường hợp không chịu thuế GTGT hoặc không phải kê khai nộp thuế được quy định tại điều 4 và điều 5 của TT 219/2013/TT-BTC
Theo khoản 1 Điều 13 Thông tư số 39/2014/TT-BTC quy định về hóa đơn thì những đối tượng này sẽ không được cơ quan Thuế cấp hóa đơn lẻ.
Nên hồ sơ chứng từ để doanh nghiệp lấy vào làm chi phí bao gồm:
+ Hợp đồng kinh tế.
+ Biên bản giao nhận hàng hóa, tài sản…
+ Chứng từ thanh toán: Tiền mặt hoặc chuyển khoản đều được .
+ Bảng kê 01/TNDN.
Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực. Doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ được phép lập Bảng kê tính vào chi phí được trừ nêu trên không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Trường hợp giá mua hàng hóa, dịch vụ trên bảng kê cao hơn giá thị trường tại thời điểm mua hàng thì cơ quan thuế căn cứ vào giá thị trường tại thời điểm mua hàng, dịch vụ cùng loại hoặc tương tự trên thị trường xác định lại mức giá để tính lại chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
Còn khi hạch toán kế toán các khoản chi phí không có hóa đơn: các bạn căn cứ vào chứng từ thanh toán để xác định giá trị của chi phí, hàng hóa, tài sản... Còn việc lựa chọn tài khoản nào để hạch toán ghi nhận chi phí thì thực hiện theo đúng luật kế toán. Tức là các bạn mua chi phí, hàng hóa, tài sản đó về sử dụng với mục đích nào thì hạch toán vào tài khoản đó, theo bộ phận sử dụng.
Sau đây Kế Toán Thiên Ưng xin được hướng dẫn các bạn xử lý việc chi phí không có hóa đơn trong 1 vài trường hợp cụ thể:
1. Chi phí vận chuyển, bốc xếp, thuê ngoài lắp đặt không có hóa đơn như thuê xe ba gác, xe ôm của cá nhân để vận chuyển hàng hóa:
Trường hợp Công ty thuê xe ba gác, xe ôm của cá nhân để vận chuyển hàng hóa phục vụ cho hoạt động kinh doanh của Công ty nếu mức chi trả từ hai triệu (2.000.000) đồng/lần hoặc tháng trở lên thì phải khấu trừ thuế theo mức 10% trên thu nhập trước để kê khai nộp vào NSNN.
Căn cứ vào hợp đồng, chứng từ chi tiền, chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, Công ty lập bảng kê 01/TNDN ban hành kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC để tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
(Theo công văn Số: 2019/CT-TTHT, V/v chi phí được trừ, ngày 09 tháng 3 năm 2015, của Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh.)
2. Chi phí thuê nhà của cá nhân không có hóa đơn:
Đây là trường hợp mua dịch vụ nhưng không có hóa đơn (dù cho doanh thu hay chi phí tiền thuê nhà có trên hay dưới 100 triệu/năm)
- Trước ngày 06/08/2015: để được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN thì DN đi thuê phải sử dụng Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo quy định của pháp luật về thuế TNDN kèm theo hợp đồng thuê địa điểm và chứng từ thanh toán để làm chứng từ hạch toán chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.” Hồ sơ: Hợp đồng thuê nhà, bảng kê 01/TNDN, Chứng từ thanh toán, biên bản bàn giao nhà.
- Nhưng bắt đầu từ ngày 06/085/2015, kể từ khi thông tư 96/2015/TT-BTC có hiệu lực thì: Chi tiền thuê tài sản của cá nhân chỉ cần có đầy đủ hồ sơ, chứng từ dưới đây là được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN:
* Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê tài sản.
* Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thoả thuận doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản, chứng từ trả tiền thuê tài sản và chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân.
* Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận tiền thuê tài sản chưa bao gồm thuế (thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân) và doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì doanh nghiệp được tính vào chí phí được trừ tổng số tiền thuê tài sản bao gồm cả phần thuế nộp thay cho cá nhân.
(Doanh nghiệp không cần lập bảng kê 01/TNDN nữa)
- Vì không có hóa đơn nên không bắt buộc công ty phải thanh toán tiền thuê nhà bằng chuyển khoản (Theo Công văn số 30300/CT-TTHT ngày 5/5/2020 của Cục Thuế TP. Hà Nội về việc xác định chi phí được trừ đối với khoản tiền thuê nhà)
Theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, điều kiện bắt buộc "thanh toán không dùng tiền mặt" chỉ áp dụng đối với các trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ có hóa đơn thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên
3. Chi phí mua xe ô tô của cá nhân: Làm thủ tục sang tên đổi chủ, nộp lệ phí trước bạ.
Công ty mua xe ô tô đã qua sử dụng của cá nhân không kinh doanh để phục vụ cho hoạt động kinh doanh của Công ty thì việc xác định nguyên giá để làm cơ sở trích khấu hao là giá mua thực tế đã được cơ quan chuyên môn về thẩm định giá xác nhận cộng lệ phí trước bạ (khi sang tên cá nhân cho Công ty) cộng các chi phí khác có liên quan tính đến thời điểm đưa tài sản vào sử dụng. Chứng từ trong trường hợp này là Giấy chứng nhận đăng ký xe mang tên Công; Giá mua xe được xác định là giá mua thực tế đã được cơ quan chuyên môn về thẩm định giá xác nhận cộng (+) chứng từ lệ phí trước bạ (khi sang tên/ chuyển quyền sở hữu) cộng (+) các chứng từ chi phí khác có liên quan tính đến thời điểm đưa tài sản vào sử dụng v à bảng kê 01/TNDN
4. Chi phí quảng cáo trên mạng của một số trang quảng cáo facebook, google,…
- Nếu công ty các bạn sử dụng dịch vụ quảng cáo của công ty Việt Nam: thì phải có hóa đơn, chứng từ thanh toán theo quy định.
- Trường hợp Công ty ủy quyền cho cá nhân là người lao động của Công ty sử dụng thẻ tín dụng cá nhân để thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ cho người bán, sau đó Công ty sẽ thanh toán cho cá nhân thông qua hình thức chuyển khoản ngân hàng từ tài khoản của Công ty đã đăng ký với cơ quan thuế vào tài khoản của cá nhân. Nếu hình thức thanh toán này được quy định cụ thể tại quy chế quản lý tài chính của Công ty hoặc Quyết định về việc ủy quyền của Công ty cho cá nhân; đồng thời các khoản chi nêu trên có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh hàng hóa, dịch vụ được sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, gồm: hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ mang tên và mã số thuế của Công ty; hồ sơ liên quan đến việc ủy quyền của doanh nghiệp cho cá nhân thanh toán với người bán và thanh toán lại với doanh nghiệp; chứng từ chuyển tiền từ tài khoản thẻ tín dụng của cá nhân cho người bán, chứng từ chuyển tiền từ tài khoản ngân hàng của Công ty cho cá nhân thì hình thức thanh toán trên được coi là đáp ứng đủ điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, làm căn cứ để kê khai, khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào và được tính, vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
Công ty có trách nhiệm lập và theo dõi danh sách các tài khoản thẻ tín dụng cá nhân của người lao động được ủy quyền để thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ theo hình thức nói trên và cung cấp cho cơ quan có thẩm quyền khi cần.
Công ty có trách nhiệm khai, khấu trừ và nộp thuế thay cho Nhà thầu nước ngoài theo quy định Thông tư số 103/2014/TT-BTC
Kế Toán Thiên Ưng xin chúc các bạn làm tốt!
