Một bộ hồ sơ xin việc thường gồm những giấy tờ sau:
- Một sơ yếu lý lịch theo mẫu sẵn, có đóng dấu xác nhận của phường, xã, trường nơi cư trú và học tập.
- Một Resume ( tự thuật ), hoặc CV ( sơ yếu lí lịch chi tiết về kỹ năng kinh nghiệm bản thân) viết tay, bạn có thể viết bằng Tiếng Việt, Tiếng Anh hoặc là cả hai.
- Một đơn xin việc viết tay bằng Tiếng Việt, Tiếng Anh hoặc là cả hai.
- Các bằng cấp chứng chỉ liên quan như bằng tốt nghiệp, chứng chỉ ngoại ngữ, tin học hoặc những bằng cấp khác nếu có.
- Bảng điểm học tập tổng hợp toàn khóa.
- Giấy khai sinh
- Giấy chứng nhận sức khỏe
- Ảnh 3 x 4, hoặc 4 x 6.
- Chứng minh thư và sổ hộ khẩu photo công chứng.
Các giấy tờ bên trên các bạn sắp xếp theo thứ tự từ giấy tờ quan trọng nhất đến ít quan trọng nhất. Thông thường là : Đơn xin việc - Resume ( CV ) - sơ yếu lý lịch - bằng cấp, chứng chỉ - giấy khai sinh - giấy khám sức khỏe - cuối cùng là những thứ linh tinh khác. Chú ý là giấy tờ dù là in hay photo thì cũng phải chọn giấy trắng, dày, sạch sẽ. Khoảng cách các dòng, bố cục trình bày sáng sủa, không sai chính tả, tránh lạm dụng gạch chân, in đậm, in nghiêng. Nếu nhiều giấy tờ nên có thêm một cái kẹp ghim các giấy tờ lại tránh rơi rớt, thất lạc.
Trong trường hợp gửi hồ sơ qua email, điều cần lưu ý là các tập tin đính kèm được chọn lọc kỹ với dung lượng không quá nặng. Cũng nên lưu ý tránh để xảy ra việc gửi công ty B nhưng lại đề “Kính gửi công ty A”. Có người còn gửi tiếp (forward) đến công ty B một email đã gửi công ty A, rồi cứ thế tiếp tục thao tác forward vô tư, chẳng buồn để ý rằng email qua mỗi lần forward lại biến thành một tập tin đính kèm.Kết quả là người nhận thư lần forward thứ "n" phải nhấp chuột "n"lần mới xem được nội dung email, và còn biết tất tần tật những nơi ứng viên đã gửi cùng một email dự tuyển này trước đó.
Tùy từng doanh nghiệp yêu cầu mà những giấy tờ trên có thể là bản viết tay, đánh máy, photo, có hoặc không có đóng dấu công chứng của chính quyền. Ngoài ra nếu người ta có yêu cầu gì thêm thì bạn cứ từ từ chuẩn bị tiếp cho phù hợp.
Bên trên là những giấy tờ cần có trong một bộ hồ sơ, còn phía bên ngoài vỏ hồ sơ có mấy dòng kẻ mà bạn cần phải điền nội dung vào. Chú ý nhé, trên cùng ngay phía dưới chữ "Hồ Sơ" có một dòng kẻ, trước đây thì rất nhiều người viết dưới đó là "Xin Việc" - thật sai lầm! Tại sao? Rất đơn giản vì nó ghi quá chung chung, không có gì nổi bật và nó thực sự làm mất thời gian cho nhà tuyển dụng trong việc phân loại hồ sơ. Vậy bạn cần phải làm gì? Đó là bạn hãy điền luôn vị trí mà mình ứng tuyển vào đó ví dụ như : nhân viên kinh doanh, kế toán tổng hợp...mục đích để giúp các nhà tuyển dụng phân loại hồ sơ, đỡ mất thời gian và phần nào khẳng định sự tự tin cũng như sự tìm hiểu kĩ lưỡng của mình đối với công ty. Tiếp đó phía dưới là những dòng bạn điền thông tin về tên tuổi, địa chỉ, số điện thoại và liệt kê những gì có trong bộ hồ sơ. Lưu ý là số lượng dòng có hạn nên gộp chung những nội dung liên quan đến nhau và bố trí sao cho thật hợp lý.
